【コラム】マンションの総会・理事会・決議・通知について

• マンションの総会や理事会の役割と重要性がわかる

• 決議の種類や通知のポイントを押さえられる

• 円滑なマンション運営に役立つ知識が身につく

マンション全戸の所有者（区分所有者）が集まり、マンションの収支予算・運営方針・大規模修繕など重要事項を決定する場です。分譲マンションでは年1回以上の開催が義務があり、開催通知は原則として少なくとも1週間前までに行う必要があります。

総会で決議された方針や業務を執行する機関です。区分所有者の中から選ばれた理事で構成されます。理事の選出方法はマンションごとに異なりますが、多くは部屋番号順などの当番制で、任期は1〜2年程度が一般的です（一部では立候補や理事同士の互選によるケースもあります）。

• 理事長: 理事会および管理組合の代表。理事会・組合の業務を統括し、総会で決められた事項を実行します。

• 副理事長: 理事長を補佐し、理事長不在時には代理を務めます。

• 理事: 理事会に出席して議題の審議・投票に参加します。管理費の出納を担当する「会計担当理事」などを置く場合もあります。

• 監事: 管理組合の会計や理事会の業務をチェックし、問題があれば報告する役割です。理事会のメンバーではないため議決権はありません。

マンションの総会には「通常総会」と「臨時総会」の2種類があります。

年1回、主に会計年度終了後3か月以内に開催される総会です。前年度の活動・会計報告、翌年度の事業計画案・予算案、管理会社との契約更新の承認、理事や監事の選任・解任、管理規約の改正、大規模修繕計画の承認などが議題となり審議・決議されます。

通常総会とは別に、緊急に重要事項の決定が必要になった場合に開催される総会です。例えば、補修工事に伴う予算変更の承認や、理事の不祥事など早急に決める必要がある事項が発生した際に招集されます。臨時総会の招集は理事会や監事が行います。

総会での決議には「普通決議」と「特別決議」があり、議題の重要度によって使い分けられます。可決に必要な賛成票の割合（条件）も決議の種類によって異なります。

マンションの通常の管理・運営に関する事項の決議です。可決には、組合員総数の過半数が総会に出席し、その出席者の過半数が賛成することが必要です。
普通決議で扱う主な議題例:

• 前年度の事業報告および会計報告（管理費・修繕積立金の収支など）

• 新年度の事業計画案および予算案

• 管理費・修繕積立金の改定

区分所有者全員の生活や財産に大きく影響する重要事項の決議です。特別決議は、総会に出席した区分所有者および議決権の各4分の3以上の賛成で可決されます（ただし、総会は区分所有者数および議決権数の過半数の出席が必要です）。建物の建て替えや敷地の売却など特に重大な事項では4/5以上という厳しい条件が求められます。
特別決議で扱う主な議題例:

• 建物の建て替え

• 敷地の売却

• 管理規約の改定（制定・変更・廃止）

• 管理組合法人の設立や解散

マンションで大規模修繕工事を行う際、その内容によって総会での決議区分（普通決議か特別決議か）が変わります。建物の形状や機能を大きく変えない軽微な修繕であれば普通決議で実施できます。しかし、エレベーターの新設やバリアフリー化など共有部分の形状・効用に大きな変更を伴う工事は特別決議が必要です。
また、大規模修繕工事を円滑に進めるには、工事前から工事中まで居住者への丁寧な通知・連絡が欠かせません。総会での報告・説明はもちろん、各戸への文書配布や掲示板でのお知らせなどを活用し、以下の情報を事前に周知しましょう。

• 工事のスケジュール（開始日・終了予定日、作業時間帯）

• 工事の内容と目的（どのような工事を行い、何を改善するのか）

• 居住者への協力事項のお願い（例: 足場設置中はカーテンを閉める、外壁塗装中は窓を閉め洗濯物は室内干し、戸締まりを徹底する）

こうした情報をあらかじめ伝えることで居住者の不安を和らげ、工事への協力を得やすくなります。計画的に必要な決議と連絡を行えば、マンションの円滑な運営につなげていきましょう。

別所 毅謙
株式会社スマート修繕 執行役員/第一コンサルティング統括部 統括部長
マンションの修繕／管理コンサルタント歴≒20年、大規模修繕など多くの修繕工事に精通。管理運営方面にも精通しており、アドバイス実績豊富。 過去に関わった管理組合数は2千、世帯数は8万を超える。 メディア掲載「WBS（ワールドビジネスサテライト）」、「NIKKEI NEWS NEXT」、「首都圏情報ネタドリ！（NHK）」、「めざまし８」、「スーパーJチャンネル」。二級建築士。
参考URL：https://smart-shuzen.jp/（外部サイト）