自治会町内会における個人情報の取扱いについて

平成27年９月に個人情報保護法が改正され、その施行日である平成29年５月30日以降は、自治会町内会を含む全ての事業者は、個人情報保護法のルールに沿った取扱いが求められます。

個人情報は、上手に使えば顔の見える関係づくりに役立ちます。お互いの顔や名前を知り合うことで、信頼関係や支え合いが育ち、安心して暮らせる地域社会の実現につながります。個人情報の保護は必要ですが、過度の対応は、地域のつながりを弱くし、地域の活動や災害時の助けあいなどに支障をきたします。
個人情報は、適正な管理を行うとともに、いざという時のため、有効に活用することが必要です。自治会町内会の運営のためには会員情報の把握は欠かせないものと思いますので、皆様が名簿を作成したり、管理するにあたって、具体的にどのようにご対応いただければよいかをご説明する手引を作成しました。個人情報を適正に管理するとともに、今後の円滑な自治会町内会活動にお役立てください。

１ 自治会町内会向け個人情報取扱い手引（PDF：914KB）

２ 記載例・ひな形（手引にも掲載しております。ひな形を自治会町内会でご参考にされる際、こちらをご使用ください。）

（１）個人情報取扱ルール（例）（ワード：29KB）
（２）会員名簿記載例（ワード：25KB）
（３）会員名簿作成協力依頼文記載例（ワード：26KB）
（４）自治会（町内会）加入申込書記載例（ワード：26KB）
（５）個人情報第三者への提供記録簿（例）（ワード：29KB）
（６）第三者からの提供個人情報受領記録簿（例）（ワード：29KB）

３ 自治会町内会における個人情報取扱いQ＆A集（PDF：426KB）

１ 個人情報を取得するときは、何に使うか目的を決めて、本人に伝えること
２ 個人情報は決めた目的以外のことには使わないこと
３ 個人情報を第三者に渡す際は、本人の同意を得ること
４ 個人情報のうち要配慮個人情報については、本人の同意を得て取得すること
５ 本人からの「個人情報の開示や訂正等の請求」には応じること
６ 取得した個人情報は安全に管理すること
７ 苦情の申出に対応すること

詳しくは手引をご確認ください。