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実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成20年度第2回)

最終更新日 2019年1月21日

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平成20年度第２回個人情報取扱事務に関する実地検査報告書の意見に対する措置結果

実地検査の概要
検査日平成20年12月25日
検査対象横浜市空き缶等及び吸い殻等の散乱の防止等に関する条例（ポイ捨て・喫煙禁止条例）に基づく過料処分に関する事務
所管課資源循環局減量・美化推進課
定例決裁簿の写しの保管について（改善意見）
意見過料処分に関する書類は業務所管課内部で決裁処理が行われるが、決裁途中に問合せ等があった場合に迅速に対応するためとして、定例決裁簿の写しが多量に保管されている。索引的にも用いられているとのことであるが、決裁後には原本がまとめて保管されることから、少なくとも、原本の決裁終了後に処分すべきである。
措置結果当該意見に基づき、定例決裁簿の写しは原本決裁後廃棄することとして、既保存分の廃棄並びに事後の取扱いについて措置しました。
通知書や領収書を受け取らない場合の対応について（提案意見）
意見過料処分決定通知書や領収書には氏名等の個人情報が記載されている。指導や処分に反感を抱く違反者が、それらの書類を受け取らない場合があるとのことであるが、事後に「渡した」「もらっていない」といったトラブルも想定される。
事後のトラブル防止の観点からも、何らかの予防的対策が必要と思われるので、例えば、美化推進員２人で相互確認し、告知・過料処分報告書の特記事項欄にその旨を記載するなどの対応をマニュアル化し、実践することを提案する。
措置結果処分にあたっては、個人情報の取扱い及び金銭事故防止の観点から、必ず複数名の確認に基づき適用することとしています。また、当日の巡回内容（従事班の構成、巡回時間帯並びに巡回場所）については、21年３月から日報を調製することとしており、これにより直接事務に携わった美化推進員が特定できることから、事後のトラブルについても対応できると考えています。なお、これらの取扱いはすべて美化推進員巡回指導実施要領に定め、取扱いを統一しています。

このページへのお問合せ

市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

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ファクス：045-664-7201

メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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