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実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成21年度)

最終更新日 2019年1月21日

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平成21年度個人情報取扱事務に関する実地検査報告書の意見に対する措置結果

実地調査の概要
検査日平成21年８月25日及び平成21年11月4日
検査対象主にパソコンを利用した成績処理関係事務
所管課教育委員会事務局
IT環境整備に関数する支援（改善意見）
意見パソコン及びネットワークの整備については、十分なシステム管理研修等がされないまま、現場教員の自助努力に頼る面が多く、学校によって管理状況に差が生じる原因となっている。
単にパソコンを配付するだけでなく、パソコンやネットワークの管理ができる人材を育てなければ、適切な情報管理をすることはできない。システム管理研修の充実、学校サポートデスクの強化等により、管理レベルを底上げする必要がある。
措置結果平成２２年２月に「校務の情報化の手引き」を作成し、同年２月下旬から３月上旬の期間に市立全校の管理職及び情報管理担当者を対象に、ハード面の整備（パソコン、サーバ）と関連付け、個人情報の取扱及び留意事項、学校におけるセキュリティポリシーの策定、情報管理の進んでいる学校でのシステム管理手法などについての研修を実施しました。
また、パソコンやネットワークの管理及びシステム管理研修については、既存の研修業務の見直しや、新たに研修機会を設けるなど、適宜実施していきます。また、校内学校サポートデスクの強化につきましても、校務用コンピュータを含めるなどサポート範囲を広げ、学校支援体制の強化にも取り組んでいます。
データ保管ルールの見直し（改善意見）
意見個人情報に関するデータはハードディスクに保管しない、というルールが存在するために、データをＵＳＢメモリスティックなどの媒体に保存する必要性が生じ、事務の煩雑さやデータの紛失・盗難を招く結果となっている。
成績処理事務の電算化当時、パソコンに内蔵されたハードディスクからデータが流出することを危惧して作られたルールと思われるが、現在のＩＴ技術を踏まえ、事務の効率化とデータの安全性を考えた新しいルールに作り直すべきである。昨今の技術の進歩には目覚ましいものがあり、短期間のうちにルールと実態が合わなくなることも想定されるため、データ保管ルールについては、常に見直しを図るべきである。
措置結果平成２２年３月に発出した「市立小・中学校における電子計算機処理による個人情報の取扱い」の中で、各学校では公務用ネットワーク等を構築し、情報セキュリティの確保ができる環境整備すること、及び個人情報の管理については必要最小限の内容で一元管理を徹底することとしています。また、この通知の中では個人情報専用サーバー内に暗号化して保存することを推奨するなど、ルールの見直しを図っております。
定期的な自主点検の実施（改善意見）
意見「横浜市立学校における個人情報の取扱いに関するガイド」では、一般的な個人情報の取扱ルールは定められているが、誰が、どのようなタイミングで、何をチェックするか、というような具体的なものが示されていない。
管理者用だけでなく、一般教員用にも定期的に取扱状況をチェックできるリストを作成・配付し、点検を実施すべきである。なお、チェックリスト作成の際は、学校現場との意見交換を行い、実態に合ったチェックリストとなるよう留意されたい。
措置結果平成２２年度から、「横浜市個人情報の適正な管理に関する要綱」（平成２１年７月改定）に基づく自主点検を、市立学校用の自主点検表により、他部局と同じ時期に行ってまいります。
また、この旨を平成２２年３月に発出した「市立小・中学校における電子計算機処理による個人情報の取扱い（通知）」に明記しました。

パソコン本体への成績関係データ保管（Ａ学校）（改善意見）

パソコン本体への成績関係データ保管（A学校）（改善意見）

意見

パソコン本体には成績関係データを保管しない、というルールがあるにもかかわらず、データが残されているパソコンがあった。現行のルール上、データは早急に削除すべきである。ただし、事務の効率化と個人情報保護の観点から考えると、ＵＳＢメモリスティックを用いてデータを移動・保管するより、サーバ等にデータを保管・運用するほうが望ましい。可能であれば、ルールそのものの見直しと周知徹底を図ることにより、適切な形でデータが保管されるようにすべきである。
措置結果Ａ学校においてパソコン本体に残されていたデータは削除しました。他のパソコンのデータについてもチェックを行いました。
成績関係データについては、各学年でネットワークにつながっていない専用パソコンを用意して一元管理をするようにしています。
USB管理簿への項目追加（C学校）（改善意見）
意見ＵＳＢメモリスティックの管理は出勤管理札と連動させ、持ち出し状況を職員全員が容易に視認できる等よく工夫された運用ルールとなっている。この点は評価できるものの、さらに個人情報保護を強化するため、ＵＳＢメモリスティック管理簿のチェック項目に「作業後のデータ削除実施」を追加するよう求めたい。
措置結果Ｃ学校のＵＳＢメモリスティックの管理簿のチェック項目に校長による「削除確認印」欄を設け、ＵＳＢメモリスティックを使用した度にデータが削除されていることを校長が確認するようにしました。
また、管理簿の欄外に「データ削除が行われており、個人情報処理が適正に扱われています。平成21年４月１日Ｃ学校長（名前）印」と記載し、半期ごとにもＵＳＢメモリスティックのデータが削除されていることを確認するようにしました。
情報管理のリーダー養成研修（提案意見）
意見情報機器の整備が進んでも、最終的にはそれを使う教員全員の意識・技術が高まらなければ、適切な情報管理はできない。教員全員の意識・技術の向上を図る上で中心となる教員の養成が重要になる。そこで、各校に配置している情報担当教員を、更に情報管理に関する指導・啓発を行える人材として育成するためのリーダー養成研修を実施することを提案する。
措置結果教職員全員の意識・技術の向上を図る上で中心となる教員の養成は重要な課題であり、リーダー養成研修の実施についても、教職員研修や派遣研修などを見直しながら検討していきます。
理想的な制度の導入（提案意見）
意見評価するものとして取り上げた、情報管理部会やより多くの帳票を電算処理できる新システムについては、教員の意識向上やデータの安全管理のために、非常に有効な手段だと考えられる。条件が整った学校から順次制度を導入していくことについて検討することを提案する。
措置結果多くの情報を電算処理する新システム導入は、現場職員の多忙感の解消と子どもと向き合う時間の確保につながるものとして重要であると理解しています。その前提条件となるハード面の充実、教員の安全管理に対する意識・技能の向上と必要な財源の確保を図る必要があります。
本年度設置しました校務の情報化委員会で様々な課題を明らかにし、今後の方向性を検討してまいります。
成績処理ソフトの統一化（提案意見）
意見今回３校の実地検査を行ったが、それぞれが別会社の成績処理ソフトを導入し電算化を行っており、ソフトによってアクセス制限やファイルの暗号化などのセキュリティレベルを保ためには、市として統一仕様を策定することが望ましいと考える。多数の学校が存在する横浜市での一斉展開は難しいかもしれないが、試験的な先行導入評価または複数システムの並行評価等の手法を勘案し、セキュリティ機能が高く、使い勝手がよい統一システムの導入を検討されたい。
措置結果市として統一的な仕様を決定するためには、学校現場で利用されている様々な成績処理ソフトを利用者の視点やセキュリティレベル等を考慮しながら、検証する必要があると考えます。
そこで、平成２２年度は校務処理ソフト活用モデル校を設置し、ソフト面、ハード面及び安全管理面等で研究を進めるとともに、手法についても検討していきます。
パソコンの盗難防止策（A学校）（提案意見）
意見成績処理用のパソコンを複数の教員で共用しているため、処理する教員の机にパソコンを移動させる必要が生じるとのことで、セキュリティワイヤーで固定されていない。
現行制度上、パソコン本体に成績関係データを保管しないルールになっているとのことだが、実際には前述(2)４のようにデータが残るおそれもあることから、パソコンの台数が増加した際には、セキュリティワイヤーで固定することが望ましい。
措置結果Ａ学校の成績処理用のパソコンはセキュリティワイヤーで固定するようにしました。
教育委員会が整備しているパソコンにおいては、標準としてセキュリティワイヤーを加えて配当を行っています。学校購入パソコンについても、セキュリティワイヤーでの固定を行うように指導を行っているところです。今後も引き続き、セキュリティワイヤー等での固定を徹底してまいります。
耐火書庫の窓（B学校）（提案意見）
意見指導要録等の紙ベースの帳票は、耐火書庫に保管することとされているが、ガラス窓のある部屋が書庫として使用されていた。耐火性と防犯性に問題があるので、校舎改修などにあわせて、窓がない書庫に変更することが望ましい。
措置結果耐火書庫のガラス窓はワイヤー入りの硬質ガラスで、十分火災やその他の天変地異に耐え得るものと考えています。しかし、万全を図る観点から、今後改修を行う際には教育委員会と調整・検討してまいります。
なお、耐火書庫の鍵については、第三者評価委員会の検査を契機に職員室副校長の脇に専用キーボックスを設置し、万全の安全対策を施しました。
成績関係データのアクセス制限（C学校）（提案意見）
意見成績処理ソフトウェアは起動時にＩＤ・パスワードを必要とするが、ログイン後はデータに対する権限が設定されていないため、どの教員も全ての児童のデータにアクセスできる状況となっている。小規模校のため、一人の教員が兼務する業務範囲が広く、担任外の児童情報にもアクセスする必要性が高いとのことだが、必要な情報の範囲について見直し、可能であればアクセス制限をかけることが望ましい。
措置結果管理職及び一般職員に独自のアカウントを設定し、管理職のアカウントには全てのアクセス権限を付与しましたが、一般職員のアカウントにはアクセスする必要性のないファイルやフォルダへのアクセスを制限するなどの対策を講じました。
また、どのパソコンからどのアカウントでどのフォルダやファイルへアクセスしたかの経歴（ログ）を残すといった対策もあわせて講じました。

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市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

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メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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