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実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成19年度)

最終更新日 2019年1月21日

実地検査報告書の全文は、報告書一覧ページからご覧いただけます。

平成19年度個人情報取扱事務に関する実地検査報告書の意見に対する措置結果

実地検査の概要
検査日平成19年７月31日及び12月18日
検査対象水道局（主として料金関係事務）
所管課水道局料金課、お客さまサービスセンター及び港南・栄地域サービスセンター
検針用ハンディターミナルのパスワード管理について（改善意見）《料金課・地域SC》
意見要旨検針用ハンディターミナルのパスワードが単純なものとなっており、パスワードによる管理の効果があまり期待できない。今後更新予定の新ハンディターミナルでは、実効性の高い情報管理が実施できるようにすべきである。
措置結果今年度の検針用ハンディターミナルの更新作業の中で、機器毎に個別のパスワードを設定するよう準備しています。
個人情報の机上ファイリングについて（改善意見）《地域SC》
意見要旨机上の業務関係ファイルに個人情報を含むものが見受けられた。業務検討における事例を取り扱う場合には、事例作成方法の工夫や資料の保管方法の見直しを行うとともに、事例として取り上げた実際の個人情報が不要になった際は、適切に処分すべきである。
措置結果全地域サービスセンターに次の点を通知し、周知徹底しました。（５月14日実施）

(1)事例研究等で個人情報の入った資料を作成する場合は、個人情報部分の黒塗りや個人情報を除いた別途資料を作成するなどして、個人情報の漏えいにつながらないようにすること。
(2)個人情報の入った文書で不要なものは個人保管しないで適切に処分するとともに、保管する場合は施錠された棚で保管すること。

連絡票の処理確認について（改善意見）《地域SC》
意見要旨お客さまＳＣで受けた利用者からの各種依頼は専用回線で該当の地域ＳＣのプリンタに出力されることとなっているが、出力された連絡票が確実に各担当に配付され、適切に処理されたかどうかを日単位など短期間で確認するシステムになっていない。万が一にも書類紛失や不適切な処理などが起こらないよう、確実にチェックできる仕組みや体制を検討すべきである。
措置結果お客さま受付支援システムの管理者機能の使用範囲を拡大し、地域サービスセンターにおいても、お客さまサービスセンターから発送した連絡票番号の一覧を確認できるようにしました。このことにより、当該日の送付番号の開始と終わりを確認できるようになり、地域サービスセンターで活用を始めました。（４月17日実施）
書庫の鍵の管理について（改善意見）《地域SC》
意見要旨個人情報を含む書類を保管している書庫は施錠管理されているが、鍵の取扱者の具体的な特定等が十分に行われているといえない状態である。施錠管理のルールを明確にすべきである。
措置結果全地域サービスセンターに次の点を通知し、周知徹底しました。（５月14日実施）

各所属で個人情報を含む棚の鍵管理方法を明確にし、課長決裁の後、保管すること。

ハンディターミナル画面の注記情報について（提案意見）《料金課》
意見要旨現行のハンディターミナル画面では表示できる情報量が限られている。個人情報漏えい等事故防止のための関連情報など、必要な情報をできるだけ多く表示するために、情報を記号で表現するなどの工夫を検討することを提案する。
措置結果現在、ハンディターミナルの新機種への更新準備を行っています。これに伴い、画面方式や構成も変わりますので、可能な範囲でさらに関連情報を持てるよう、準備しています。
市民の協力の必要性を周知することについて（提案意見）《料金課》
意見要旨誤投函の発生件数は、お知らせ投函の全体数に占める割合としてはかなり低いレベルに抑えられている。これ以上は誤投函防止の対策を講じても減らすことは難しい側面も見受けられる。個人情報を秘匿したい市民の意識と情報漏えいのリスクとは相反する関係にあるが、集合ポストに部屋番号や名前の表示がないこと等が誤投函ひいては個人情報の漏えいを招く一因ともなっていることを利用者にも伝え、その改善について協力を求めることも必要と思われるので、この点の周知を図っていくことを提案する。
措置結果提案の趣旨を踏まえて、広報の方法等を研究していきます。
お知らせのインターネット化等について（提案意見）《料金課》
意見要旨誤投函の解消策としては、お知らせの投函そのものの見直しも必要と考えられる。行政サービス全般についてもいえることだが、インターネット利用環境にある市民については、あらかじめ了解を得た上で、お知らせの投函を廃止し、インターネット上で本人がアクセスすれば見られるようにすることを提案する。インターネット化に関しては、料金割引などのインセンティブも考えられる。また、お知らせを発行する頻度を減らすなど、現状の業務の見直しについても検討の余地があると思われる。
措置結果20年７月に「インターネット料金照会サービス」を開始しました。このサービスは、登録をされたお客さまにＩＤとパスワードを提供し、ご家庭のパソコンから過去の水道使用水量と金額が見ることができるというものです。今後、このサービスを基礎に、お知らせのインターネット化を視野に入れ、研究していきます。
お知らせ郵送時の宛先自動印字について（提案意見）《料金課》
意見要旨お知らせをその場で投函できず、いったん持ち帰り、後日郵送する場合に、封筒に送付先を記入して送付しているが、複数件を同時に処理する場合などに入れ違い等による誤送付のリスクが想定される。送付先住所を含めた一連の帳票としてシステムから出力し、窓開き封筒で送付することで、誤送付のリスクを減らすことができると思われるので、今後のシステム改善等の検討を提案する。
措置結果現在、納入通知書等で窓あき封筒を使用し、誤郵送・誤投函を防止していますが、今回の提案により、その他の配達物でも宛先の自動印字が可能なものがあるか、検討していきます。
なお、現在は、封入時のダブルチェックにより誤送付を防止しています。
帳票保管基準の明確化について（提案意見）《地域SC》
意見要旨個人情報を含む多種類の帳票すべてが書庫に入れられているわけではなく、保管専用机で施錠保管されているものもある。収納スペース全体の問題もあると思われるが、帳票の種類に応じて保管基準を明確化することを提案する。
措置結果個人情報を含む書類は、原則、書庫に保管していますが、未決事項に係る書類は、保管用机で施錠管理しています。指摘のとおり、収納スペースの問題もありますが、引き続きこの基準をもとに指導していきます。

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市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

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ファクス：045-664-7201

メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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