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実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成18年度第2回)

最終更新日 2019年1月21日

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平成18年度第２回個人情報取扱事務に関する実地検査報告書の意見に対する措置結果

実地調査の概要
検査日平成18年12月８日
検査対象こども青少年局中央児童相談所（現：西部児童相談所）、保土ケ谷区サービス課

《こども青少年局中央児童相談所（現：西部児童相談所）》

回議資料の管理ルールについて【早急・現場】（改善意見）
意見要旨会議で資料配付された個人情報の管理を各人の自己責任に委ねる状況は適切ではないので、統一したルールをつくるように改善すべきである。
措置結果援助方針会議で使用する会議資料については、会議後の取り扱いについて、所内で統一したルールを設けていませんでした。実地検査での指摘を受け、次のとおり取り扱うこととしました。

所長・支援課長・相談調整係長・ケースに係わる担当係長・議事録については、すべての資料を保存します。これら以外で継続使用が必要な場合は、所長が継続使用する資料を指定し、当該資料をいったん回収・保管してから次の会議のときに再度配付します。１回の会議で完結したもの、継続使用が終了したものについては、会議終了後担当職員が回収し、シュレッダーで裁断処理します。

書庫の施錠管理について【中長期・市全体（環境整備）】（改善意見）
意見要旨事務室全体として施錠管理されているものの、現在係わっている児童のケースファイルが職員個人の机の引き出しに保管され、無施錠や施錠できないものがあった。
業務及び人員増に伴う事務スペースの狭あい化により、施錠可能なキャビネット類も撤去せざるを得ない状況とのことであったが、少なくとも、夜間については施錠し管理できるよう、中長期的には整備し改善すべきである。
措置結果ケースファイルを保管している可動式書庫については、現在、施錠できない構造となっていますが、本年度の西部児童相談所の改修工事に併せて、仕切壁の設置等により施錠管理できるよう検討します。
担当者による個人情報の保有について【早急・現場】（改善意見）
意見要旨担当業務の基本情報として手元におくべき個人情報がある場合であっても、その必要性を考慮し最小限度とするとともに、業務時間外は収納するなど、適正に管理するためのルールをつくるべきである。
措置結果ケースファイルについては、必要の都度保管書庫から取り出し、児童等の基本情報、援助方針等を確認することとしていますが、個人情報漏えい防止のため、特に、業務時間外のケースファイルの書庫への保管について、改めて周知・徹底しました。
職員の知己児童の情報管理について（提案意見）
意見要旨職員の居住区は担当させないこととされているが、居住区以外であっても親類・知人等の児童を担当したり、又はその案件に関する情報を知り得ることは適切ではないので、その職員に情報が伝わらないように配慮する仕組みをつくることを提案する。
措置結果親類や知人等知己の児童を担当させることは、情報漏えいの危険性、児童・保護者等に適切な援助を行う上からも適切ではなく担当させることは考えていません。実地検査の指摘を受け、ケースの担当を決める際、知己でないかどうか確認することを手続に組み込むこととしました。また、年１回の個人情報保護に関する研修の際、知己のケースについては自己申告等を行うよう指導し、情報についても提供しないよう徹底します。
支援児童の個人情報の管理について（提案意見）
意見要旨支援児童の個人情報は紙媒体のケースファイルにより管理されているが、職員はだれでも児童情報にアクセスできる状態となっており、内部漏えいのリスク要因ともなり得るものである。
また、担当職員１名のみでは対応困難な案件も増えているとのことであるので、主担当者・副担当者のチーム体制とし、情報を共有するルールを明確にするとともに、将来的には支援経過もシステムで管理できるようにすることを提案する。
措置結果現在、ケースについては、担当地区に基づきそれぞれ職員１名でケースを担当する事を基本としており、主担当・副担当等のチーム体制は取っていません。また、相談調整・支援係等職員については、業務の必要性から、児童情報にアクセスできる仕組みとしています。指摘を受け、個人情報の漏えい防止の観点から、業務を行う上での課題、問題点等を検討し、アクセスできる職員の制限について検討をしていきます。支援経過のシステム化については、福祉５法システムの改修等に併せて検討していきます。
端末操作マニュアルの保管方法について（提案意見）
意見要旨福祉５法システムの操作マニュアルが端末の近くに置かれていたが、悪意ある者が不正に操作する可能性を考え、業務時間外は収納するなど、マニュアルの保管方法について配慮することを提案する。
措置結果福祉５法システムの操作マニュアルについては、利便性からこれまで福祉５法システム端末の近くに常時置き使用していましたが、今後、業務時間外は、キャビネットに収納し、その都度取り出し使用する方式とします。

保土ケ谷区サービス課

福祉５法システム端末のログイン・ログアウトの徹底について【早急・市全体】（改善意見）
意見要旨迅速な市民対応のためとして、システム端末にログインしたまま複数の職員が端末を操作しており、個人情報へのアクセスが適正に管理されていない状況となっていた。
離席時に自らログアウトし、再度ログインする基本的なルールを遵守すべきであり、業務所管局は、他の職場についても、端末操作者ごとにログイン・ログアウトするルールの徹底について改めて周知徹底すべきである。
措置結果迅速な市民対応のため、システム端末にログインしたまま複数の職員が端末の操作をしていることがありました。現在は指摘のように、端末操作者ごとにログイン・ログアウトするルールを職員に周知徹底しました。併せて端末を操作中、窓口や電話対応などでやむなく離席する際も、ログアウトするようルールを定めました。
常用ファイルの保管管理について【早急・現場】（改善意見）
意見要旨窓口カウンター背後のキャビネット上に届出などの受付を記録するファイルが置かれているが、夜間も置いたままとのことであった。常用ファイルであるとしても、夜間は施錠できる書庫に保管するなど、保管状況を見直すべきである。
措置結果指摘のあったキャビネット上に置かれているファイルに関しては、既存のキャビネットを活用し、鍵のかかる場所で保管管理を行いました。個人情報の保管に関しては、業務終了時に職員が施錠するというルールを定めました。

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市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

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ファクス：045-664-7201

メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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