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実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成17年度)

最終更新日 2019年1月21日

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平成17年度個人情報取扱事務に関する実地検査報告書の意見に対する措置結果

実地検査の概要
検査日平成18年１月19日
検査対象港南区サービス課、戸籍課、税務課

《港南区サービス課》

チェック体制の確保について（改善意見）
意見要旨事故リスク軽減のための作業手順の見直しや職員個人の裁量の余地が極力少なくなるようなチェック体制の確保が必要である。
措置結果ダブルチェック漏れが起こらないようチェックシートに記入し複数チェックが確認できるように対応を改めました。
マニュアルを追加・修正するとともに、ミーティングの中で作業手順の確認を行いました。
作業中に窓口や電話など他の作業が入ってきた場合には一度中断し、はじめから確認作業をやり直すようルールを定めました。

書架の施錠管理について（改善意見）
意見要旨個人情報を保管する書庫は、一定のルールによる適切な管理が必要である。
措置結果まず、すべての書架の鍵の所在を確認し不明な鍵は購入しました。その上で、施錠については、指摘のような対応（時間外にはいったん施錠し、業務の必要により時間外に使用しようとする時は責任者の承諾を得るなど）は、当職場のように残業が多い中では実務上対応が難しいため、担当毎に最後に帰宅する職員が施錠するというルールを定めました。

パソコンの盗難防止対策について（改善意見）
意見要旨個人情報を扱う事務用パソコンの盗難対策が必要である。
措置結果直ちにすべてのパソコンを確認し、盗難防止対策のとられていないパソコンには、ワイヤーロック式の鍵を購入し取り付けました。

介護保険被保険者証の本人外送付について（提案意見）
意見要旨介護保険被保険者証（保険証）本人外送付が保険証発送量の１～２割を占めており、本人外の送付先を記載した用紙と保険証を入れ間違えるリスクがあるので、保険証と送付先住所を一体の帳票で出力するなど、リスク回避にも配慮した機能改善を行うことを提案する。
措置結果所管部署（現・健康福祉局介護保険課）に対して、事故後にシステム変更についての提案を行っていますが、引き続き、事故防止に向けてシステム等の改善依頼を行っていきます。ただし、直ちにシステム変更は困難なため、チェックシートを活用するなどダブルチェックを確実に行うことによって誤送付の再発防止に努めていきます。

《港南区戸籍課》

証明発行窓口の混雑時における作業環境の改善について（改善意見）
意見要旨混雑時においても、お客様をお待たせしないことと同時に間違えないことが重要であり、事故リスクを軽減するための作業環境の改善が必要である。
措置結果登録係職員が混雑時の窓口対応を行うことにより、証明書作成担当が作業に集中できるようにしました。証明発行窓口作業スペースの目隠し設置については、職員の意見を聞きながら関係課と調整中です。

複数枚の出力帳票を自動的にステープル留めする機能について（提案意見）
意見要旨住民票の複数枚の出力では取り違えや取り忘れのリスクが常に存在するため、自動的にステープル留めされる機能を導入すべきである。
措置結果現在、取り違いや取り忘れを防ぐため、各区役所では、
  • プリンタ脇への注意喚起の張り紙の掲示
  • 住民票の写しを交付する際、市民とともに内容を確認する声だし確認の励行
  • 複数枚にわたる証明書を出力した職員は、複数枚出力がある旨を点検作業など、その後の工程に携わる各職員に伝達し、各工程で取り漏れ等がないことを確認する。
など、事故防止のため様々な工夫や取り組みを実施しています。
ステープル機能の追加などのシステム改善については、機器構成の見直しや導入コストの調達などの課題もありますが、引き続き時期をとらえて検討していきます。（市民活力推進局窓口サービス課回答）

システムの検索機能の改善について（提案意見）
意見要旨氏名のカナ・漢字検索では、あいまい検索ができ、検索結果にも複数の候補が選択表示されるようにすれば、思い込みによる事故の誘発を防ぐことができると考えられるので、システムの検索機能改善を提案する。
措置結果現行システムの氏名検索機能には、前方一致検索機能を保持しており（例：「横＿」で検索すると「横浜_太郎」や「横濱_次郎」を表示する。カナ検索も同様に「ワタ＿」で検索すると「ワタナベ_タロウ」や「ワタベ_ジロウ」を表示する。）、この検索機能に合わせ生年月日を入力することで、カナや異体字の問題を回避する取り組みを実施しているところです。今後、さらにこれら機能の習熟のため、職員の研修環境の拡充についても取り組んでいきます。
異体字などを含む検索機能の追加については、現行システムにおける検索間違いを生じさせない統一的な検索方法の検討・職員への周知を図るとともに、大規模なシステム改修時の課題として、検討していきます。（市民活力推進局窓口サービス課回答）

適切な職員配置について（提案意見）
意見要旨個人情報の事故防止の観点から、研修等を充実させ、業務習熟度の向上を図るとともに、各職場において業務分担の見直しや適切な配置を行っていくことが必要である。
措置結果今後は、人員配置制度の柔軟な運用により、実質的欠員状態の解消に努めるとともに、制度運用の見直しを関係部署と調整しながら進めていきます。
新規配属者の研修については、１日半の講義形式による集合研修と半日の職場研修を行っていますが、今後は、配属前の実地研修について、関係局と調整しながら充実を図っていきます。（港南区総務課及び戸籍課回答）

《港南区税務課》

システムの検索機能の改善について（提案意見）、行政サービスコーナーにおける評価証明書の発行について
意見要旨氏名のカナ・漢字検索では、あいまい検索ができ、検索結果にも複数の候補が選択表示されるようにすれば、思い込みによる事故の誘発を防ぐことができると考えられるので、システムの検索機能改善を提案する。
今夏から開始予定の行政サービスコーナーにおける評価証明書の発行では、証明対象の資産を間違いなく特定するため固定資産税等の納税通知書などを持参してもらうようなＰＲを徹底するなど、市民にも一定の協力を求め、あらかじめ誤発行を防ぐ仕組みを構築していくことが必要と考えられる。
措置結果提案事項については、18区全体の問題となるので、市民活力推進局から行政運営調整局主税部に依頼していただくようお願いします。
なお、区役所としては、行政サービスコーナーにおける評価証明書の発行について、行政サービスコーナーの職員に研修等を行うことにより、誤発行が生じないよう努めていきます。
【補足】
平成18年８月から行政サービスコーナーでの評価証明書等の交付が開始されているが、サービス開始を周知する記者発表（平成18年７月26日）及び広報よこはま市版（平成18年８月号）において、証明する資産の特定資料として納税通知書をなるべく持参するよう呼びかけ、誤発行リスクの低減を図っている。

このページへのお問合せ

市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

電話：045-671-3883

ファクス：045-664-7201

メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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