ここから本文です。

実地検査報告書の意見に対する措置結果(平成18年度第1回)

最終更新日 2019年1月21日

実地検査報告書の全文は、報告書一覧ページからご覧いただけます。

実地調査の概要
検査日平成18年７月７日
検査対象健康福祉局福祉保健課、中区サービス課

健康福祉局福祉保健課

作業体制につて改善意見）
意見要旨データが修正依頼書どおり正しく修正されたかどうか、異例処理がなかったことについて、定期的に点検・検査を行うことが望ましい。
措置結果各年度に１回定期監査を実施しています。この監査時を含めた適切な機会に、作業指示書以外に異例処理が行われなかったことについての確認ができるよう、新システムにおいては効果的な点検・検査方法について検討し、実施します。
アクセスログについて（改善意見）
意見要旨システム改修時には、データ参照時のアクセスログも保存すること、アクセスログを点検できる帳票等を区役所などの現場でも打ち出し、現場で点検できるようにすべきである。
措置結果参照時のアクセスログを保存することは、個人情報への不正アクセスに対する抑止力となるので、新システムについては、「個人情報を記録したシステムにおける端末機によるデータの更新、検索等の操作の記録に関する要綱」（平成15年８月25日総Ｉ第120号）の定めに従い構築・運用していきます。
個人を特定するための検索方法について（改善意見）
意見要旨窓口における誤交付防止には、システムにおいて個人を特定するための望ましい検索方法を周知徹底することが有効であると考えられるが、現状は、各区で様々な検索方法を用いており、統一的なマニュアル等が作成されていない。本システムで最も合理的で好ましい検索方法を局と区が協働して開発、各区に標準マニュアルとして示し、横浜市をあげて実施すべきである。
また、新システムにおいては、横浜市の人口規模に応じた確実かつスピーディな検索機能の装備を検討すべきである。
措置結果今回の指摘を受けて、検索方法に関するマニュアルを作成しました。また、年一回実施しているユーザ研修においても今後は説明項目としていきます。
また、18年度の新システム基本設計においては、ユーザの意見を受けて、個人検索については、これまでのカナ２文字以上・生年月日による検索方法にとどまらず、「あいまい検索」など最高の技術水準を適用する内容とすることとしています。
物理的なセキュティ対策について（提案意見）
意見要旨サーバールームについて、少なくとも最後の従事者が退室する際には施錠するよう検討することを提案する。また、悪意の攻撃や不正を想定するならば、将来的な課題として、防犯カメラの設置を検討することを提案する。
措置結果サーバールームの施錠実施を行なうこととし、取付工事を発注済みです。
また、現在でも、職員及びスタッフは磁気カードによる入室管理、配送業者等はあらかじめ担当者名簿の提出、名札の着用、事前連絡を求めており、インターホンで確認後、開錠していますが、18年度内において、個人情報の流出防止を目的とする防犯カメラを設置すべく準備中です。
【補足】
サーバールームの施錠及び防犯カメラの設置は平成18年度内に実施済となっている。
セキュティに関する規定について（提案意見）
意見要旨受託業者のセキュリティに関する社内規定は社外秘ということであるが、市の側で、必要な対策が講じられているかについてアンケート等により確認し、記録を残すよう検討することを提案する。
措置結果受託業者のセキュリティに関する社内規定については、社外秘ではあるものの、受託業者において必要なセキュリティ対策が講じられているか、市の側で確認し記録を残す手法を検討していきます。
一覧表の出力について（提案）
意見要旨新システムでは利用者一覧表等が出力可能となるとのことだったが、ダウンロードしたデータなどの管理について今のうちから検討することを提案する。
措置結果新システムにおいては、利便性を高めるため、区役所で統計データや利用者一覧表等を出力できるように検討しているので、ダウンロードしたデータなどの管理ルールについても併せて検討していきます。
窓空き封筒発送方式の採用について
意見要旨これまで発生した誤送付の多くは、窓開き封筒発送方式を採用することで回避できる。新システム導入に当たっては、現在の福祉５法システムで決定等の文書を発送している業務を洗い出し、窓開き封筒による発送ができるよう検討することを提案する。
また、横浜市のシステム全般に言えることであるが、宛先の印字位置などの統一を図り、窓開き封筒の規格を共通化することにより、封筒作成などのコスト削減効果も期待できるものと考える。
措置結果誤送付を防止するためには、窓開き封筒の活用が有効と考えており、現行システムにおいても、局用、区用の窓開き封筒の規格を共通化しています。新システムでは、規格の共通化を前提とした対象帳票の範囲の拡大について、業務所管課とも協議し検討していきます。

《中区サービス課》

書架の施錠管理について（改善意見）
意見要旨公金支出のファイルを保管するロッカーに扉がない。業務終了後は、移動式の柵により入室できないように配慮はされているが、無施錠のロッカーに個人情報を保管している状態は望ましくない。可及的速やかに改善すべき事項であるが、他の業務を含め、施錠設備のない書棚等への個人情報の保管がないかの確認を行い、優先順位をつけたうえで、長期的には改善すべきである。
措置結果指摘の公金支出ファイルを含め、サービス課で管理、保存している文書の90％以上は、個人情報を含む文書となっています。一方、文書を管理・保管している書庫の約７割は扉が無いか、ある場合でも施錠ができない状態のものとなっています。また、この間の業務増加と人員増で職場の狭あいが一層すすみ、必要な書庫の設置場所が確保できない状況になっており、文書の適切な整理管理ができていない状況となっています。
指摘のあった個人情報の適切な管理はきわめて重要な問題であると受け止めており、今後、必要なスペースの確保と施錠できる書庫について計画的整備していきます。

事業者への個人情報の提供について（改善意見）
意見要旨障害者（児）日常生活用具給付・貸与事業では、行政にとって個人を特定、給付・貸与を決定するために必要な個人情報であっても、そのすべてを業者あての文書に記載する必要はない。業者にとって必要・不可欠の個人情報に限定することが望ましい。新システムにおいて改善を検討されたい。
措置結果新システムでは、事業所に提供する情報の必要性について精査し、項目を限定するよう検討していきます。（健康福祉局障害福祉課回答）

進捗管理について（提案意見）
意見要旨障害者（児）日常生活用具給付・貸与事業では、申請を受けてからの手順が担当者のリレーのようになり、全体を統括することができず、処理の完結を容易に確認できない仕組みになっている。新システムでは、申請入力後、決裁、封入の完了までを確認・記録できるよう検討することを提案する。
サービス課で郵送する個人情報を含む文書の多くは福祉５法システムからプリントアウトされる文書である。郵送チェック票における送付先欄は手書きかワープロにより作成しているが、新たな福祉５法システムでは送付すべき文書すべてが記された「個人情報郵送チェック票」を作成するよう検討することを提案する。
措置結果事務処理に複数の係が関わってきますので、処理状況の一覧機能を新システムに導入し、全体の進ちょく管理ができるよう検討していきます。
個人情報郵送チェック票については、システムでの対応の可能性について検討し、誤送付が生じないよう引き続き努めていきます。（健康福祉局障害福祉課回答）

大量発生時の封入業務の委託可化等について
意見要旨市役所全体の問題だが、大量発送物は職員による手作業ではなく、自動封入・封緘、委託業者からの発送に切り替えるよう検討することを提案する。
措置結果大量発送業務の委託化等については、業務所管局等において誤送付等の事故防止対策として推進しており、現在、中区サービス課では職員による大量封入・大量発送業務は行っていません。
誤送付等の事故防止対策として、有効と考えていますので、業務所管局等において引き続き推進するよう働きかけていきます。（中区サービス課及び市民活力推進局市民情報課回答）

このページへのお問合せ

市民局市民情報室市民情報課

電話：045-671-3883

電話：045-671-3883

ファクス：045-664-7201

メールアドレス：sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

前のページに戻る

ページID：756-609-932

ページトップへ

  • LINE
  • Twitter
  • Facebook
  • Instagram
  • YouTube
  • SmartNews