実地調査報告書の意見に対する措置結果(平成24・25年度)

地区センターの施設所管課において、具体的な実務を担当する全区の係長会（平成２６年３月）の中で、「個人情報取扱事務に関する実地調査報告書」の説明を行い、地区センターの指定管理者に対し下記事項についての注意喚起を行います。併せて、各地区センターが個人情報を適正に扱っているか業務点検時に確認するよう周知します。
１地区センター内のスタッフに、個人情報の保護及び適正な取り扱いを行うよう再度徹底・確認すること
２地区センター内の書類を点検し、どの書類に個人情報が記載されているか確認すること
３個人情報が記載されている書類は、鍵のかかる書庫で保管すること

（ア）書類の保管期限資料の策定
個人情報を含む資料について、適正管理の観点から、保管期限を定め、期限到来後は確実に廃棄することが必要である。施設によっては、法人で保管期限を定めている状況も見受けられたが、定めのない施設も見受けられた。未整備の施設については、整備のうえ、職員間で情報共有を図り、不要な個人情報を持たないよう改善されたい。
（イ）パソコン及びパスワードの管理の適正化
システムやパソコンへのアクセス認証については、個人情報の漏えいのリスクを減らすためにも、各職員で適正に管理することが必要である。一方、施設によっては、施設内のパソコンのパスワードが全て同一であったり、ロックがされていないパソコンがある状況も見受けられた。また、システムのパスワードの更新時期・貸与者についても、管理者が記憶により把握しているのみで紙で確認できない施設もあった。職員の休暇等の状況にも対応できるよう、パスワードについて管理者が把握しておく必要もあると思われる一方で、必要最小限の職員のみのアクセスとなるよう工夫を図りつつ、パソコンのロックの徹底、パスワードの管理について、セキュリティを高めるよう改善されたい。
（ウ）外付けハードディスクの管理の適正化
ある施設で、データで処理している個人情報を外付けのハードディスクに保存し、使用する際は、各パソコンにつないで使用している状況であった。持ち運びが簡易で利便性はあるものの、ハードディスクには盗難防止のセキュリティワイヤーも設置されておらず、安全管理に課題が見られた。盗難防止のため、物理的に持ち出しが出来ないようセキュリティ対策をされたい。
（エ）個人情報の配置場所の改善
全体的に、個人情報の配置場所については、鍵のかかる書庫に入れるなど配慮がされていた。一方で申込受付簿等の個人情報を含むファイルがカウンターの上やカウンターのごく近い距離に置かれている状況も見られた。個人情報を含むファイルは、利用者から見えない位置に置くなど配慮をするとともに利用者対応中に職員が席を外す場合もあることを考え、利用者からすぐに手が届かない位置に配置する配慮をされたい。

政策局長及び市民局長（総括個人情報保護管理者）名で、各区局総括本部長等（個人情報保護管理者）宛てに「指定管理者における個人情報の適正な取扱いの徹底について（通知）」を平成２６年３月３日付で通知し、実地調査の指摘事項及び評価事項を周知し、適正な取扱いが図られるよう注意喚起を行いました。（政策局・市民局）
今後も、引き続き、研修の機会などを通じて、個人情報保護の意識啓発に取り組んでまいります。≪以上、政策局共創推進課≫
指定管理者における個人情報に対する意識を高めるため、指定管理者及び施設所管課への啓発を行いました。
1.通知
政策局長及び市民局長（総括個人情報保護管理者）名で、各区局総括本部長等（個人情報保護管理者）宛てに「指定管理者における個人情報の適正な取扱いの徹底について（通知）」（平成２６年３月３日付）を通知し、実地調査の指摘事項及び評価事項を周知し、適正な取扱いが図られるよう注意喚起を行いました。
2.指定管理者及び職員向け研修
平成２６年度以降、各所属研修など職員向けの個人情報保護研修資料に実地調査の意見を反映し、指定管理者における個人情報保護を推進するよう周知を行います。≪以上、市民局市民情報課≫

指定管理者が行う個人情報取扱い業務については、横浜市個人情報保護に関する条例の適用対象となっており、個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならないことについて、これまでも指定管理者対象の研修などの機会に啓発をしているところです。（政策局）また、政策局長及び市民局長（総括個人情報保護管理者）名で、各区局総括本部長等（個人情報保護管理者）宛てに「指定管理者における個人情報の適正な取扱いの徹底について（通知）」を平成２６年３月３日付で通知し、実地調査の指摘事項及び評価事項を周知し、適正な取扱いが図られるよう注意喚起を行いました。（政策局・市民局）今後も、引き続き、研修の機会などを通じて、個人情報保護の意識啓発に取り組んでまいります。≪以上、政策局共創推進課≫
指定管理者における個人情報に対する意識を高めるため、指定管理者及び施設所管課への啓発を行いました。
1.通知政策局長及び市民局長（総括個人情報保護管理者）名で、各区局総括本部長等（個人情報保護管理者）宛てに「指定管理者における個人情報の適正な取扱いの徹底について（通知）」（平成２６年３月３日付）を通知し、実地調査の指摘事項及び評価事項を周知し、適正な取扱いが図られるよう注意喚起を行いました。
2.指定管理者及び職員向け研修
平成２６年度以降、各所属研修など職員向けの個人情報保護研修資料に実地調査の意見を反映し、指定管理者における個人情報保護を推進するよう周知を行います。また、平成２５年度は指定管理者団体が主催する複数の個人情報保護研修に講師を派遣し、指定管理業務における個人情報保護の重要性の周知を図りました。≪以上、市民局市民情報課≫