行政文書目録検索システム・利用手引

横浜市で作成・取得した文書のうち、決裁又は供覧の手続が終了した文書の件名等目録情報を検索、閲覧することができます。
検索条件入力画面において、「キーワード」「文書保有課」「文書分類」「供覧・決裁完了年月」から検索条件を指定し、行政文書を探し出します。
検索結果画面に検索文書の一覧が表示されます。文書件名をクリックすると文書の詳細情報が閲覧できます。
条件を上手に指定して、ご希望の情報を見つけてみてください。
閲覧できる情報は、次の情報です。

• 文書件名
• 作成年度
• 文書番号
• 分類
• 文書保有課（開示請求の際の請求先実施機関の詳細は、行政文書の開示請求とはの「２ 開示を実施する機関」を御確認下さい。）
• 作成年月日
• 供覧・決裁完了年月日

検索した文書等について、開示請求をすることができます。
請求の方法には、次の３種類があります。

• 開示請求書を窓口に提出
• 郵送による開示請求
• 横浜市電子申請・届出システム（外部サイト）（外部サイト）によるインターネット開示請求

開示請求の詳細は、
行政文書の開示請求の場合は、行政文書の開示請求とはを、
保有個人情報の開示請求の場合は、保有個人情報の開示請求等とはを、
それぞれ御確認下さい。

• 文書の開示は、当該文書所管課、市民情報センター又は区役所広報相談係で行います。
• 開示請求手続を取らなくても閲覧が可能な場合があります。
  開示請求前に、手続は市民情報課に、必要な文書は当該事務や事業の所管課にお問合せをすることをお勧めします。

指定した条件に沿って、行政文書の検索を行います。各検索条件の指定方法は、以下の「検索条件入力」を参照してください。
なお、検索条件に該当する文書がない場合、「データはありません。」と表示されます。検索結果が1001件以上の場合は、1000件のみ表示されます。

行政文書の検索を行うための検索条件の指定を行います。また、複数の項目を検索条件に指定した場合は、指定された条件全てに該当する行政文書を検索します。

キーワードには、ひらがな、カタカナ、漢字、英字等を使って、自由な文字列が指定できます。
また、複数のキーワードを入力するには、各キーワードの間にスペース（空白文字）を入れて入力します。複数のキーワードを入力した場合は、入力欄によって次のような検索が行われます。

１．「ＡＮＤ条件」を指定

入力したキーワードの全てを含む行政文書だけが検索されます。

２．「ＯＲ条件」を指定

入力したキーワードのいずれか、もしくは全てを含む行政文書が検索されます。

３．「ＡＮＤ条件」と「ＯＲ条件」の両方を指定

（ＡＮＤ条件）ＡＮＤ（ＯＲ条件）として検索されます。

文書保有課をドロップダウンより選択して、検索条件に指定します。初期状態では、保有局区名ドロップダウンにのみデータがセットされています。その他のドロップダウンにつきましては、以下のようにデータがセットされます。

• 保有局区を選択することで、選択した保有局区に属する部が部名ドロップダウンに表示されます。
• 部を選択することで、選択した部に属する課が課名ドロップダウンに表示されます。

※文書保有課の指定は必ずしも課名まで指定する必要はありません。

文書分類をドロップダウンより選択して、検索条件に指定します。初期状態では、年度ドロップダウンにのみデータがセットされています。その他のドロップダウンにつきましては、以下のようにデータがセットされます。

• 作成年度を選択することで、選択した作成年度に該当する大分類が、大分類ドロップダウンに表示されます。
• 大分類を選択することで、選択した作成年度、大分類に該当する中分類が、中分類ドロップダウンに表示されます。
• 中分類を選択することで、選択した作成年度、大分類、中分類に該当する小分類が、小分類ドロップダウンに表示されます。

※文書分類の指定は必ずしも小分類まで指定する必要はありません。
※大分類ドロップダウンに表示される大分類名称の一部は二段表記となっており、上段が「区」、下段が「区選挙管理委員会」を表しています。

供覧・決裁完了年月が指定した日付範囲に該当する行政文書を検索します。日付指定は「いつからいつまで」という期間指定になっていますが、いずれか一方のみを指定することもできます。
年月日のいずれかを入力していない場合、エラーとなります。また、「いつから」の日付が「いつまで」の日付より新しい場合に検索結果が0件となりますので、注意してください。

１．「いつから」のみを指定

指定した年月以降すべての日付が検索条件となります。

２．「いつまで」のみを指定

指定した年月以前すべての日付が検索条件となります。

３．「いつから」と「いつまで」の両方を指定

その期間内の日付が検索条件となります。

指定した検索条件をクリアします。

検索条件選択画面を閉じます。

指定された検索条件で検索を行った結果を一覧表示します。

文書件名をクリックすることで、該当の文書の行政文書分類が表示されます。

検索結果が複数ページに及ぶ場合は、画面下のページ番号（1、2、3...）をクリックすることでページを遷移できます。
また、[前][次]をクリックすることで、前後のページに遷移できます。

検索結果を１ページに何件まで表示するかを変更できます。ドロップダウンより選択すると、その件数で表示されます。一覧は１ページ目より表示となります。

表示されている検索結果をさらにキーワードで絞り込むことができます。
また、複数のキーワードを入力するには、各キーワードの間に半角スペースいを入れます。キーワードは、ＡＮＤ条件で検索されます。

検索結果一覧を並び替えることができます。
検索結果の各列の見出しの「▲」「▼」をクリックすると、表示順が切り替わります。「▲」は昇順、「▼」は降順で並び替えます。

検索条件選択中ボタンをクリックすることで、検索条件選択画面を開くことができます。

本システムでは、以下のブラウザの動作保証をしています。
・Microsoft Edge
・Google Chrome
・Firefox
・Safari