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行政文書目録検索利用手引き

最終更新日 2019年3月27日

横浜市行政文書目録検索は、市が保有する行政文書の検索や目録情報の閲覧を行うシステムです。

検索条件入力画面において、「キーワード」「文書保有課」「文書分類」「供覧・決裁完了年月」から検索条件を指定し、行政文書を探し出します。

検索結果画面に検索文書の一覧が表示されます。文書件名をクリックすると文書の詳細情報が閲覧できます。

条件を上手に指定して、ご希望の情報を見つけてみてください。

スクリーンショット


指定した検索条件、表示条件に従い、行政文書の検索を行います。各検索条件の指定方法は、以下の「検索条件」を参照してください。
なお、検索条件に該当する文書がない場合、検索結果が多すぎる場合にはエラー画面が表示されます。

行政文書の検索を行うための検索条件の指定を行います。「キーワード」「文書保有課」「文書分類」「供覧・決裁完了年月」のうち、いずれかひとつは検索条件として指定しなければなりません。また、複数の項目を検索条件に指定した場合は、指定された条件全てに該当する行政文書を検索します。

キーワードには、探したい行政文書の件名、もしくは文書分類名(大分類名、中分類名、小分類名)に含まれると思われる文字列(単語)を指定します。ひらがな、カタカナ、漢字、英字等を使って、自由な文字列が指定できます。ただし、半角カナと機種依存文字は使用できません。

また、複数のキーワードを入力するには、各キーワードの間にスペース(空白文字)を入れて入力します。検索可能なキーワードの数は、AND条件、OR条件共に指定されている数までです。複数のキーワードを入力した場合は、入力欄によって次のような検索が行われます。

1.「AND条件」を指定
入力したキーワードの全てを含む行政文書だけが検索されます。
2.「OR条件」を指定
入力したキーワードのいずれか、もしくは全てを含む行政文書が検索されます。
3.「AND条件」と「OR条件」の両方を指定
(AND条件)AND(OR条件)として検索されます。

文書保有課をコンボボックスより選択して、検索条件に指定します。初期状態では、保有局区名コンボボックスにのみデータがセットされています。その他のコンボボックスにつきましては、以下の仕様に基づきデータがセットされます。

  • 保有局区を選択することで、選択した保有局区に属する部が部名コンボボックスに表示されます。
  • 部を選択することで、選択した部に属する課が課名コンボボックスに表示されます。

※文書保有課の指定は必ずしも課名まで指定する必要はありません。

文書分類をコンボボックスより選択して、検索条件に指定します。初期状態では、年度コンボボックスにのみデータがセットされています。その他のコンボボックスにつきましては、以下の仕様に基づきデータがセットされます。

  • 年度を選択することで、文書分類種別コンボボックスに「共通」「課等別」が表示されます。
  • 文書分類種別を選択することで、選択した年度、文書分類種別に該当する大分類(目・局区)が、大分類(目・局区)コンボボックスに表示されます。
  • 大分類(目・局区)を選択することで、選択した年度、文書分類種別、大分類(目・局区)に該当する中分類(節・課)が、中分類(節・課)コンボボックスに表示されます。
  • 中分類(節・課)を選択することで、選択した年度、文書分類種別、大分類(目・局区)、中分類(節・課)に該当する小分類(文書分類名)が、小分類(文書分類名)コンボボックスに表示されます。

※文書分類の指定は必ずしも小分類(文書分類名)まで指定する必要はありません。

供覧・決裁完了年月が指定した日付範囲に該当する行政文書を検索します。日付指定は「いつからいつまで」という期間指定になっていますが、いずれか一方のみを指定することもできます。年のみの指定での検索も可能です。
但し、月のみの指定での検索は行えません。また、「いつから」の日付が「いつまで」の日付より新しい場合にもエラーとなりますので、注意してください。

1.「いつから」のみを指定
指定した年月以降すべての日付が検索条件となります。
2.「いつまで」のみを指定
指定した年月以前すべての日付が検索条件となります。
3.「いつから」と「いつまで」の両方を指定
その期間内の日付が検索条件となります。

検索結果の表示条件を指定します。

検索結果の表示順を指定します。「文書保有課」「供覧・決裁完了年月」「文書分類」「文書件名」より、並び替えを行いたい項目を選び、その項目を「昇順」「降順」のどちらに並び替えるか選択してください。

検索結果を1ページに何件まで表示するかを指定します。検索結果が複数ページに及ぶ場合は、各ページ間を「前頁」と「次頁」で移動することができます。

指定した検索条件、表示条件をクリアします。

スクリーンショット


キーワードを入力して絞込み検索を行うことができます。「文書保有課」「文書分類」「供覧・決裁完了年月」の検索条件につきましては、検索条件入力画面で指定した条件が引き継がれます。

検索条件入力画面で設定した検索条件が表示されます。キーワードを追加したり変更したりして、続けて検索が可能です。
検索条件入力画面と同様の方法でキーワードを指定します。
参照:検索条件入力画面「キーワード」

別の文書を再検索し開示請求文書を追加する場合は「検索画面へ」ボタンをクリックしてください。

指定された検索条件、表示条件で検索を行った結果を一覧表示します。

検索結果が複数ページに及ぶ場合は、「前頁」、「次頁」ボタンが表示され、各ページ間を移動することができます。先頭ページでは「前頁」ボタンが、最終ページでは「次頁」ボタンが非表示となります。

検索結果を1ページに何件まで表示するかを変更できます。コンボボックスより選択すると、直ちにその件数で表示されます。その時、一覧は1ページ目より表示となります。

検索結果一覧の各項目名の横にある▼や▲をクリックすることで、並び替えを行うことができます。次のように並び変わります。

1.▼をクリック
その項目を降順に並び替えます。
2.▲をクリック
その項目を昇順に並び替えます。

文書件名をクリックすることで、その文書の詳細画面へ遷移します。

本システムでは、以下のオペレーティングシステムおよびブラウザの組み合わせでの動作保証をしています。
・Windows7及び8、Internet Explorer11

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市民局市民情報室市民情報課

電話:045-671-3884

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ファクス:045-664-7201

メールアドレス:sh-shiminjoho@city.yokohama.jp

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