自治会町内会の運営について

自治会町内会は、地域住民の連帯感を育て、地域の環境・防災・防犯等、様々な課題に取り組みながら地域づくりを行う
自主的な団体です。自治会町内会によって運営の仕方について違いはありますが、一般的な例を示してご案内します。

１　規約
　　規約は自治会町内会の組織や活動のあり方を定めるものです。自治会町内会の適正な運営に欠かすことのできないものですので
　　会員の意見を聞き地域の実情に合った規約を作成しましょう。
　　なお、地方自治法260条の２により法人格が付与される自治会町内会は法に定められた内容を規定する必要があります。
　　規約例

２　会議の運営
　　自治会町内会の運営において、会議は意思決定と同時にその地域の課題や情報を共有するうえで大切なものです。
　　会議の種類、名称等は自治会町内会で様々ですが。例示するとおおむね次のとおりです。

　(1)　 定期総会
　　 　 年度の初めに、原則として全会員が参加し、事業報告、決算報告、事業計画案、予算案やその他に役員の選任、規約改正等
　　　 の自治会町内会の重要な事項について決定します。
　(2)　 臨時総会
　　　　定期総会以外の時期に自治会町内会の重要な事項で急を要する案件を審議するために開催します。
　(3)　 役員会
　　　　役員、各部会代表が出席します。総会で審議する案件の原案の作成などを行います。また、具体的な事業の実施等も
　　　　行います。
　(4)　 その他
　　　　 定例会、班長会、会館運営委員会等、必要に応じて会議を設けます。

３　予算・決算
　(1)　予算の組み方
　　　　予算を組むにあたっては前年度の予算及び決算（見込み）をもとに、会員数の増減や事業計画の拡大・縮小に配慮して
　　　　作成してください。なお、会館建設の積立金等は特別会計をつくり処理しましょう。
　(2)　決算
　　　　決算は、予算をどのように執行したかなどの、１年間の収支を明らかにしたものです。
　　　　なお関係者への公表を前提として、支出を証明する領収書等の資料を必ず添付・保管するようにします。
　(3)　会計監査
　　　　監査を担当する人（「監事」「監査役」等）が、総会開催の前に、予算の執行状況が適正に行われているかを出納簿、
　　　　預金通帳等の突合等により調べます。
　　　　その場合、会長、副会長、会計等の役員も立ち合い、必要に応じて質疑等を行います。結果について、総会時報告します。

４　役員の選出

　(1)　役員候補者の選出の方法として、おおむね次の方法があります。
　　　・選出委員会など別組織を設けて指名する。
　　　・役員会で互選する。
　　　・選挙により選出する。
　(2)　次に役員候補者の選出の結果を総会等で承認し、役員の決定となります。

　　※　役員選出の一連の手続きについては、あらかじめ規約等に定めておくとよいでしょう。
　　　　 会長が交代となった場合は、変更届等を区役所地域振興課へ提出してください。
　　　　（様式は区役所地域振興課あてお問合せください。）　　

自治会町内会によって様々な課題がありますが、円滑な運営を行うために、各自治会町内会で工夫を凝らしています。
参考に工夫を凝らした取組事例をいくつかご紹介します。

【取組事例】
・トラブルがないように、自治会町内会で予め会の方針を決めておく（〇〇自治会の基本方針　等）
・会議では全員が発言できるようなルールを決めておく（否定的な意見も大切にする、発言途中で勝手に口を挟まない　等）
・会議前には、予め資料を共有し、流れを示しておく
・負担が集中しないよう「役割分担」や「分業化」を実施する
・引継ぎしやすいように、自治会町内会運営マニュアルを作成しておく
・マンション管理組合と混同しないように、予め自治会町内会とのすみ分けを共有しておく
・会費の使途について、定期的に会員が確認できるようにしておく
・他自治会町内会との交流を図る中で、良いものを自身の自治会でも試してみる
・資料などをPDF化し、既存のアプリを使って共有する
・新型コロナウイルス感染防止対策で、リモートでの会議に挑戦してみる