水道局における個人情報の流出について

　平成２１年３月３１日、横浜市長あてに差出人不明の郵便物が届きました。その中には、ファミリーレストランの駐車場においてあったとして、お客さまの個人情報が記載されている水道局作成の書類及びそのコピー（平成１３年７月〜１８年８月頃までに作成されたもの）が同封されていました。
　これらの書類は、保存年限が過ぎると溶解処理やシュレッダー処分を行っていますが、どうして外部に持ち出されたのか原因の特定はできていません。
　また、「使った水の金払わなくてもいいとは存じなかったよ」との水道料金の支払いに関するメモなども同封されていました。

個人情報が記載されている書類等

（１）給水装置使用中止（廃止）届の原本（平成１３年１０月作成）１名分

（２）給水装置使用中止（廃止）届のコピー（平成１８年８月作成）１名分

（３）旧料金事務オンラインシステム収納情報照会画面のコピー（平成１３年７月〜１８年１月作成）５名分

流出した個人情報

お客さま名、住所、電話番号、水道料金、下水道料金及び転居先住所

流出した時期

平成１３年７月以降と考えられますが特定できておりません。

経緯

３月３１日	市長あて郵便が送付される。
同日	水道関係書類が同封されていたため水道局へ転送
４月３日	お客さまが使用した区を担当している当該の地域サービスセンターへ書類の保管や廃棄等の調査依頼
４月１０日	各地域サービスセンターから料金課へ調査結果の報告 　(1) 給水装置使用中止（廃止）届の原本（平成１３年１０月作成）は、旧西営業所作成のものであることを確認。 　(2) 給水装置使用中止（廃止）届のコピー（平成１８年８月作成）は、旧金沢営業所作成のものであることを確認。 　(3) 旧料金事務オンラインシステム収納情報照会画面のコピー（平成１３年７月〜１８年１月作成）は、旧南営業所でコピーされたものであることを確認。
４月１３日	水道局で作成した書類であることを確認したため警察に相談
４月１５日	警察へ「遺失届書」を提出。

今後の対応

　（1）個人情報が流出したお客さまへ事実をご説明しお詫びします。　

　（2）事故対策委員会を設け、早急に原因究明と再発防止策を進めます。　

再発防止策

（1）　個人情報の適正管理について、職員及び個人情報を扱う委託事業者へ再度周知徹底します。

（2）　料金オンラインシステムから抽出した情報については、必要がなくなる都度シュレッダー処理するなどの取扱いルールを再度徹底します。

＊　平成１９年８月にアクセスログ機能を持つ新しい料金オンラインシステムが稼動し、現在は誰がアクセスしたかを記録する機能があります。

参考

１　給水装置使用中止（廃止）届

　引越し等で水道の利用を中止されるお客さまの料金精算をするために作成するもの。保存年数は３年。（１３年度分は１７年度に廃棄済）

２　旧水道料金オンラインシステム収納情報照会画面のコピー　　

　お客さまの料金のお支払い状況画面で、料金事務担当者が必要に応じて印刷したもの。必要がなくなり次第、シュレッダー処理することとしている。

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