利用案内緑区高齢・障害支援課及びこども家庭支援課の申請書類の所在不明について
１ 概要
平成２１年４月２日（木）午前１０時１０分頃から、3月中に受理した特別障害者手当申請及び障害児福祉手当申請関係書類が、所在不明になっています。
２ 同申請関係書類に記載のある個人情報
特別障害者手当申請3件及び障害児福祉手当申請4件 計7件 の氏名、生年月日、住所、電話番号、障害の種類・程度、口座番号
３ 経過
平成２１年４月２日（木）午前１０時頃
職員が所内の空いている机で特別障害者手当申請及び障害児福祉手当申請の月締め業務に従事している途中、窓口対応を行う必要が生じたために事務処理を中断し、書類を当該机に置いたまま離席しました。約１０分後に窓口応対を終えて、当該席に戻ったところ、書類が所在不明になっていました。
平成２１年４月２日（木）から、平成２１年４月７日（火）
当該書類が所在不明となっていることを両課の全職員に周知するとともに、職員が移動した経路、事務所内及び関連の総合相談窓口、及び窓口を含む所内における帳票類をすべて捜しましたが、現在、発見できていません。
平成２１年４月７日（火）
７名の方に連絡をとり、事情を説明し、謝罪してご了解を得ました。
５ 原因
機構改革に伴うレイアウト変更作業の最中であったこともあり、誤って他の書類に混入又は廃棄した可能性もありますが、現在のところ所在不明の原因については特定できておりません。
４ 再発防止策
- 事務処理の途中で、窓口応対・電話応対に出る場合、作業途中の書類であることが他のどの職員からもわかるようにファイルを作成するなどの対策を講じます。
- 各自の机及び書類の整理整頓について、改めて全職員に周知徹底をします。
*本年4月1日の機構改革により、特別障害者手当申請の所管は高齢・障害支援課、障害児福祉手当申請の所管はこども家庭支援課となりました。