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１ 概要
横浜地域職業訓練センター（以下「訓練センター」）の施設利用申込書（以下「ファイル」）が、紛失しているとの投書が平成21年3月9日広聴相談課に届きました。
職業訓練担当係長（雇用創出課）に事実確認をしたところ、昨年4月から平成18年度及び平成19年度の施設利用申込書が所在不明であることが判明しました。
２ 所在不明の書類に記載されている個人情報
利用者の住所、氏名（法人の場合は、名称、代表者の氏名）、運営責任者氏名、連絡先（電話）、利用日、利用目的、利用人数
３ 所在不明の書類の件数
平成18年度分 ６７２件
平成19年度分 ７２８件
※ なお、利用申込書はファイルされており、冊数は正確には不明ですが、各年度１冊または２冊の見込みです。また、利用者の実数は、2年間で２７３団体（うち個人は４名）です。
４ 経過
(1) 平成20年３月31日（火）
訓練センターの運営業務について、委託先の（財）横浜市勤労福祉財団（以下「財団」）から横浜市へ移行しました。
(2) 平成20年４月上旬
平成18年度及び平成19年度のファイルがないことに職業訓練担当（雇用創出課）の職員が気づき、担当係長に報告しました。担当係長は、ファイルの所在を探すため財団へ問い合わせをしたところ、財団の事務所内に見あたらないとの報告を受けました。
(3) 平成20年4月下旬から7月頃
職業訓練担当係長（雇用創出課）は、財団への依頼も含め、書類の整理・捜索を行いましたが、ファイルは見つかりませんでした。担当係長は、財団事務所内の書類にまぎれており、外部に流出することはないと考えました。
(4) 平成21年３月９日（月）
訓練センター利用者から市役所に匿名の封書が届き、庶務担当係長（雇用創出課）が職業訓練担当係長（雇用創出課）に事実関係の報告を求めました。
(5) 平成21年3月10日（火）
職業訓練担当係長（雇用創出課）が雇用創出課長に平成20年3月31日からの経過を報告し、ファイルが所在不明であることが判明しました。
(6) 平成21年３月10日（火）〜17日（火）
雇用創出課及び財団がファイルを捜索しましたが、発見できていません。
５ 書類の保管状況
訓練センターでは、多くの個人情報を取り扱っているため、常時、ファイルは書庫に保管し施錠しています。また、ファイル利用後は、速やかに書庫に保管し施錠を行っています。
６ 原因及び問題点
(1) 訓練センター運営業務の事務スペースは、職業訓練担当（雇用創出課）と同一のフロアーで、隣り合っていたため、書類の引継ぎを明確に行いませんでした。
(2) ファイルの所在不明が分かった際に、職業訓練担当係長（雇用創出課）から雇用創出課長への報告が大幅に遅れ、課及び局全体として早急な対応が取れませんでした。
７ 今後の対応
現在所有している利用申込書等から住所・連絡先など利用者の特定ができるものについて、速やかに事実をお伝えし、謝罪いたします。
８ 再発防止策
(1) 書類の引継ぎについては、一つひとつ書類の確認の徹底を行います。
(2) 事務ミス、事故等が発生した場合に、至急上司に報告するよう連絡体制について再度、周知徹底します。
(3) 文書及び個人情報の管理について、改めて課内会議やミーティングで周知するとともに、職員研修を行い指導いたします。
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